Uno de los retos más grande que hoy poseen los dueños de pequeños negocios en la República Dominicana es el de mantener control de las finanzas y la declaración y pago de sus impuestos. Cualquier contable podría confirmar el hecho de que un 95% de los negocios pequeños no están organizados en cuanto a sus ingresos, gastos y pago de sus impuestos.

Correr un negocio es una tarea bastante compleja en sí misma. Por eso el proceso de facturar y declarar impuestos debe ser una tarea fácil, rápida y sin complicaciones. El sistema de facturación Cashflow elimina la frustración de usar un programa contable genérico, de usar Excel o Word para facturar y así tratar de mantener la información contable de la empresa organizada.

Cashflow es un sistema de facturación en línea para negocios pequeños y medianos, diseñado para que cualquier empresario pequeño o mediano este encima de su negocio. El sistema fue diseñado con una interface grafica sencilla e intuitiva que permite hacer facturas a los clientes, generar reportes y declarar impuestos de manera rápida y sin complicaciones.

El sistema viene equipado con las funcionalidades para el control y uso de los Comprobantes Fiscales (NCF) y con las demás normas fiscales de la República Dominicana. Así este permite agilizar el proceso de organizar y declarar los impuestos a la Renta y a evitar errores comunes que generan pagos mayores de impuestos.

Tomate un minuto en visitarnos a http://www.cashflow.com.do y ver como Cashflow puede ayudarte a organizar tu negocio y economizar dinero. La inscripción a Cashflow solo toma unos 60 segundos y los primeros 30 días son totalmente gratis, sin contratos, ni compromiso, sin nada que perder.

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Debes mantener un ojo puesto en los posibles morosos. Si observas que se están acumulando, es posible que desees iniciar severas políticas de cobranza.

Asegúrate de que tu procedimiento de pago se escriben en cada factura enviada y debes mantener al tanto a tus clientes sobre esto de antemano. El tiempo normal para que un pago sea recibido es de 15 a 30 días después de la recepción de los productos o servicios. Para tus clientes el pagar a tiempo puede causar grandes problemas con el funcionamiento de un negocio eficaz, ya que se reflejara en el capital.

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Es importante que lleves un registro actualizado de todas tus actividades financieras. Esto incluye, el pago de facturas, nóminas, gastos y ganancias. Estos registros se necesitarán en el tiempo que debas reportar los impuestos y te ayudará inmensamente si ya están en curso.

Mantener al día tus libros contables y todos los documentos necesarios para la declaración de los impuestos es de suma importancia, por lo que te recomendamos que no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy.  No tendrás porque volverte loco buscando algo traspapelado, pues ya esta todo ubicado en un lugar especifico. Es bueno tener pendiente la organización financiera de tu negocio y evitar complicaciones a la hora de los reportes mensuales que te solicita Rentas Internas.

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Nada que decir sobre los propietarios de pequeñas empresas que siempre están buscando formas de ahorrar dinero. Y la tecnología es una gran manera de hacer precisamente eso.

Por su propia naturaleza, la tecnología tiene la intención de hacer las cosas complicadas, las cosas simples y caros en asequibles. Piensas enviar una factura a un cliente, en tu día, tomaste el papel, corrector líquido, un sello y un viaje al buzón de correo para realizar esta tarea. En estos días, puede ser tan rápido y barato como el envío de un correo electrónico.

He aqui cinco manera faciles en que las empresas pequeñas pueden ahorrar dinero usando la tecnologia.

1.No mas papeles. Facturación, contabilidad, recursos humanos y otros procesos de negocio son bastante complicados, sin montones de rellenos de papel en archivos por orden alfabético. Mientras mas documentos guardas, más horas de trabajo gastas por el papel. En la mayoría de los casos, es posible almacenar completamente sin papel todos tus registros al mismo tiempo vas haciendo que tus datos sean más fácil de organizar, almacenar y enlazar cuando sea necesario.

Un sistema sin papel no sólo es más verde, es también un gran ahorro de tiempo para ti y tu personal, y que te ahorrará más de unos cuantos viajes costosos a la tienda de suministros de oficina. Se estima que más de algunos de tus clientes te agradecerán el cambio, también.

2.Distribuyelo. Puedes utilizar tecnologías como clientes de mensajería instantánea (IM clients), llamadas de VoIP, vídeo chats, software de gestión de proyectos y lugares de almacenamiento de documentos para obtener una gran cantidad de trabajo desde ubicaciones remotas. A corto plazo, esto no solo puede ahorrar en gastos (y obtener mayor cantidad de dulces puntos con tu personal), si dejas que la gente trabaje desde su casa los viernes, sino que también puede aliviar el dolor de los días de enfermedad y vacaciones cuando las tareas urgentes aparezcan. A largo plazo, la posibilidad de que los empleados pueden trabajar a distancia te permite contratar a trabajadores fuera del sitio, una cosa que he aprendido acerca de la generación X y los empleados del Milenio es que muchos de ellos están dispuestos a tomar un salario inferior a cambio de la capacidad de trabajar desde casa. En casos como el presente, te permite ahorrar en los sueldos y gastos de capital.

3.Vamos Open Source. Gratis y software Open Source (codigo abierto) puede ser de muchas formas más barato de obtener y mantener por los propietarios de pequeños negocios. Por ejemplo, puedes gastar cientos de programas como Microsoft Word y Photoshop, o podrías conseguir OpenOffice y GIMP absolutamente libre de cargos. Las interfaces y la calidad son generalmente de gran calidad y contendrá la totalidad o la mayoría de las herramientas familiares que estás acostumbrado a utilizar en el estándar de la industria, programas profesionales. Con toda probabilidad, tus clientes nunca sabrán la diferencia, te ahorrará mucho dinero en derechos de licencia.

4.Utiliza Beta. “Beta” ha llegado a tener diferentes significados para diferentes tipos de software, en esencia, la expresión significa que estás trabajando con un producto del todo-no-todavía. A menudo, estos productos Beta son en realidad muy pulidos – algunos incluso tienen menos fallos que lo que ves en las principales versiones del software propietario! Si consigues entrar a bordo con una compañía de software en fase inicial, podrías llegar a utilizar su software de forma gratuita, mientras que resuelven algunos fallos.

Como es nuestro caso, Cashflow es un software en version Beta, por lo que puedes obtener nuestro producto durante 30 dias gratis y luego iniciar pagando una economica cuota mensual y mientras puedes ser uno de los que nos ayuda a mejorar el sistema (beta tester).

Toma en cuenta que: es probable que en algun momento surja un error en los software Beta, por lo que debes estar preparado y mantener un Back-up de tus datos esenciales. Si no entiendes lo que es Beta, esta podría no ser la mejor opcion para ti.

5.Utiliza las Redes Sociales. Adivina cuánto cuesta crear una página de Facebook o una cuenta de Twitter para promover tu negocio dentro de tu comunidad local o para tu público objetivo? Nada. No dejes que los “expertos en medios sociales” traten de convencerte de que hay algun gran misterio para comercializar en la web; si tus clientes están en línea, debes estar presente allí, también, a ver qué pasa. Lee sobre el marketing en redes sociales en blogs que hablen de ello, y manten un ojo puesto hacia los expertos del sector.

Por encima de todo, escucha lo que tus clientes están diciendo sobre ti en línea para averiguar cómo puedes servir mejor y aumentar tus propios ingresos.

Herramientas gratuitas para el monitoreo de las redes sociales y el marketing abundan, y es hasta que los uses. Muchas pequeñas empresas han reducido el marketing para usar solamente redes sociales y han visto los resultados con gran beneficio por enfocar sus esfuerzos en un medio que realmente funciona.

Hagas lo que hagas, sin embargo, no adoptes una nueva pieza de tecnología que aumentará el número de pasos que tu equipo tiene que llevar a cabo para realizar una tarea sencilla. La organización es buena, pero un excesivo proceso es muy malo, por cierto.

Si tienes sugerencias para compartir o formas que has utilizado con la tecnología para reducir las horas de trabajo y ahorrar dinero, asegúrete de hacernos saber acerca de ellos en los comentarios.

Fuente: Openfurum.com

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Más del 90% de las pequeñas empresas fracasan o cambian de propietario en los primeros cinco años. Planifica para que tu empresa prospere, pero si esto falla por el propietario tu simplemente dejas de hacer negocios. No hay comunicaciones o formularios especiales para el ISR, no hay impuestos adicionales para recuperar tu inversion y no hay cuotas altas de contabilidad para cerrar tu empresa. Simplemente un archivo final anexo a tu proxima declaracion. No te compliques para iniciar.

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Si posses una empresa familiar o deseas tener una, toma en cuenta: Trae talento externo a los puestos correctos.

La habilidad de un líder no es saber de todo; sino rodearse de especialistas que cubran con éxito sus carencias y dirigirlos con éxito a alcanzar los resultados esperados.

Conseguir llevar talento externo a una empresa familiar es muy difícil, sobre todo si es una empresa pequeña. Sin embargo, existirá la manera de volver atractivo un empleo en el negocio, sin la necesidad de dar acciones de la empresa a cambio.

También es fundamental que ese talento externo llegue a los puestos correctos; es decir, aquellos que son importantes más no estratégicos. Si crees que los puestos de Director general y Finanzas, por mencionar algunos, son especiales para los miembros de la familia, entonces debes contratar buenos administradores y premiar con bonos su lealtad y productividad.

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Si posses una empresa familiar o deseas tener una, toma en cuenta: Concentrarte en entender mejor al mercado.

Dicen que la paradoja de las empresas y las personas es que casi siempre su principal fortaleza, a la larga, también se convierte en su principal debilidad. La comprensión del mercado es un buen ejemplo de esto.

Cuando tu empresa depende de ti y tu entusiasmo, entonces esta claro que eres una fortaleza para tu negocio y eres quien conoce mejor el mercado. Pero que pasara el dia que ya no puedas atender a todos los clientes, o que cambies los contactos con ellos. ¿Quién tiene la sensibilidad del mercado como para mantener vigente tu negocio?

Cuando te das cuenta que estas perdiendo mercado mes con mes y que los días de gloria han decaído, es cuando dices que todo esta perdido.

Entonces realizas un análisis, descubres que todo ha cambiado en tu mercado, y tu mentalidad como director del negocio sigue en el pasado. Los clientes ya no son los mismos; los consumidores exigen mas; la competencia ha aumentado. Ya no entiendes el mercado y el mercado te ha dejado.

Procura establecer un sistema para monitorear el mercado que te permita entenderlo y luego anticiparlo. Valora la innovación, intenta crear nuevos caminos y tratar de ser diferente a tu competencia como puedas.

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Si posses una empresa familiar o deseas hacerlo toma en cuenta: Desarrollar estructuras que sostengan tu empresa.

Una característica común de las empresas familiares es la ausencia de estructuras formales y sistemas confiables a nivel interno.

De hecho, como la mayoría han ido creciendo de manera reactiva. Los parientes también crecen y se suman para formar parte del negocio; pero en muchas ocasiones no son necesarios y aun así se les permite tener puestos casi honoríficos.  Por eso dicen que en las empresas familiares sobran jefes y faltan indios.

Deja eso atrás y cambia la modalidad. Esfuérzate por desarrollar estructuras que conviertan tu empresa en un negocio solido y permanente. Prepara manuales de organización, políticas, registro de procedimientos y cualquier herramienta que ayude a manejar mejor el negocio, y que facilite la conducción de las áreas mas importantes de la empresa cuando alguien ascienda o no siga trabajando para ti. Tener un enfoque claro de establecer sistemas y estructuras hará que el negocio siga adelante.

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Si posses una empresa familiar o deseas hacerlo toma en cuenta que: Deberas prepararte para dejar el poder:

-Dicen que los empresarios retirados son como hojas de árbol mojadas. Se les hace la comida de despedida el viernes y… al lunes siguiente aparecen por la empresa a la misma hora que siempre, pero vestidos con ropa informal y cuestionando todas las decisiones de su sucesor.

Piensa en que cuando dejes de dirigir la empresa ya no sera necesario que vuelvas a presentarte para opinar sobre tal o cual cosa. Demostraras que eres una o un gran empresario cuando el negocio se maneja mejor aunque no estés ahí.

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Un término muy de moda en estos días es Cloud Computing y muchas veces es relacionado con Google, Amazon y otras mega-empresas de la informática. Algunos servicios que podemos encontrar en el Cloud son: Google Apps, Amazon Almacenamiento, Twitter, Facebook y nuestro sistema de facturación en línea Cashflow.com.do. Pero en realidad ¿Qué es Cloud Computing y como me beneficia a mi?

Para poder dar una explicación clara de lo que es Cloud tenemos que hacer un recuento del principio de las redes de comunicación (Networks). En sus inicios las redes de comunicación se emplearon para compartir datos entre computadores. Pero estas redes, digamos de empresas, estaban aisladas unas de otras. Luego del surgimiento del Internet se podían interconectar estas redes con otras y estas otras con otras más y así formar una red mundial interconectada.

Para un profesional de Redes de comunicaciones, Cloud, o más bien dicho en español, Nube, son todos los equipos, cables, computadores e interconexiones que existen entre la Red A y la Red B donde la Red A pudiera ser la red local de mi oficina y la Red B la red de Google donde están sus servidor de Correo electrónicos de Gmail.

Cuando se diseñan los diagramas de Redes de datos se utiliza una grafica de una nube para simbolizar de manera simple y sin relevancia para nuestro diagrama, todos los equipos e interconexiones que existen entre un computador o red y otro computador, servidor o red.

Ejemplo de Cloud (Nube):

La nube del diagrama anterior representa desde mi conexión de mi computador, el router de acceso a internet desde mi oficina hasta Codetel, desde Codetel a la próxima interconexión en Miami y así sucesivamente sigue interconectando hasta llegar a Google y hasta los servidores del servicio de Gmail. En realidad a nosotros no nos interesa saber todos estos pasos siempre y cuando funcionen bien y podamos enviar y recibir correos desde Gmail. Por esta razón es que se utiliza como símbolo una nube para así simplificar todo lo anterior dicho.

Ahora ya sabemos y entendemos lo que es Cloud pero cuando le agregamos el termino Computing se hace un poco mas borroso su significado. Si Cloud son la representación simple y sin detalles de todos los equipos e interconexiones que existen entre un Punto y Otro, entonces, ¿Qué es Cloud Computing?

De manera sencilla y simplista podemos decir que Cloud Computing es la tendencia de ofrecer el procesamiento combinado de muchos servidores, espacio, servicios y aplicaciones enteramente desde el Internet y que para acceder a estos recursos solo necesitamos una conexión a internet. Todo esto sin presentar al usuario las complejidades de los funcionamientos de interconexiones y procesamientos de todo el conjunto de procesos y equipos que llevan a cabo el resultado final.

¿Que no es Cloud? Básicamente, si para usarlo necesitas más software que no sea un navegador de Internet no es Cloud Computing, si necesitas Hardware mas allá de tu computador, laptop o celular no es Cloud Computing. Ósea que básicamente toda la actividad que quieras hacer, desde enviar un correo o postear algo en Twitter debe de ocurrir en un servidor o plataforma remota en otro lugar y lo único que necesitas es una conexión a internet.

Ejemplo de Cloud Computing:

Así que la próxima vez que “Twittes”, envíes un correo electrónico desde Gmail o generes una factura desde Cashflow.com.do recuerda que estos sistemas corren a través del Cloud.

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