Para muchas pequeñas empresas, el proceso de contabilidad puede ser una de las actividades que más tiempo requiere para mantener la empresa en marcha. El hecho de que muchas pequeñas empresas tienen un personal reducido también significa que hay una gran probabilidad de que un empleado con poca o ninguna experiencia en contabilidad se encargue de la contabilidad. Esto deja la puerta abierta a la posibilidad de errores múltiples, en especial si los deberes contables se quedan relegados a un segundo plano. En este artículo se discuten algunos de los errores más frecuentes hechos por las pequeñas empresas.

1. Para empezar, muchas empresas insisten en hacer la contabilidad en casa. Aunque este método permite ahorrar dinero, puede plantear problemas cuando se trata de la exactitud y puntualidad. Muchas veces por un módico precio, una firma de contabilidad pasante o local puede ser contratado para hacer los libros en forma regular. Si las cuentas trimestrales se reconcilian, será mucho más barato que una vez al mes, pero al mismo tiempo se asegurará de que los libros son exactos.

2. La falta de un backup adecuado. Los archivos de papel se pueden crear con mucha rapidez, y con el tiempo, es mas fácil que las facturas o declaraciones se pierdan en el lío. Una solución común para esto es que las empresas introduzcan sus datos financieros en un programa de contabilidad para eliminar el papel. Aunque esto reduce el desorden, este programa también tiene que ser como un backup. Muchas empresas piensan que porque sus datos estan en forma electrónica es seguro, pero en realidad una segunda copia debe hacerse en caso de que haya un fallo en la computadora o algun robo informáticos.

3.El manejo inapropiado de los gastos deducibles. Hay muchas deducciones fiscales que las pequeñas empresas pueden tomar, especialmente si la empresa se considera personal o se quedó sin propietario. Mantener los ingresos es esencial para recibir deducciones de impuestos sobre la renta, y la gestión puede muchas veces pasar por alto este procedimiento pequeño pero crítico.

4. La desorganización de las cuentas. Cuando las pequeñas empresas hacen su propia contabilidad, tienden a hacer demasiadas cuentas tan rapido de las que realmente necesitaban. La administración pretende ser excesivamente organizada y va a hacer un gran número de cuentas específicas, pero si tienes cientos de ellas que sólo se usan un par de veces, los libros pueden llegar a ser tan desordenados que te haran difícil encontrar una operación específica y producir claras declaraciones financieras.

A pesar de hacer tu propia contabilidad como una pequeña empresa puedes ahorrar dinero, a la larga es una buena idea tener el trabajo subcontratado. Esto puede evitar el desorden, los errores, y los posibles errores en los informes de ingresos.

Si te preocupa el hacer algunos de estos mismos errores, es posible que desees considerar la contratación de algun contador para ayudarte a salir adelante. Tambien puedes considerar utilizar un servicio de un programa de contabilidad que te ayudará con tus libros y puede facilitarte la ejecucion de las declaraciones de tu pequeña empresa a la hora de pagar tus impuestos. Si estas buscando algo similar puedes suscribirte a nuestro servicio en linea de facturación para pequeñas empresas visitando http://www.cashflow.com.do

Fuente: http://www.ezinearticles.com/

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No te dejes llevar por algo manual para llevar tu contabilidad financiera. Debes utilizar un sistema que sea sencillo y fácil que puedas manejar y comprender bien. Cuanto mas complejo sea el sistema, mas posibles errores puedes cometer. Crea un modus operandi para el manejo de tus finanzas. Crea listas de tareas programadas mensuales y semanales para pagar las cuentas y mantener al día tus finanzas.

No esperes para conseguir este sistema de facturación que te podrá ayudar a mantener tus finanzas de una manera fácil y sencilla completamente al día. Cashflow es una solución segura que te permitirá rápidamente y sin complicaciones realizar esa parte contable que muchas veces es tan difícil y nos hace perder tanto y tan valioso tiempo.

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Ahora es mas fácil y mejor enviar facturas y cotizaciones a través de Cashflow, pues con la nueva funcionalidad estas a solo segundos de enviar rápidamente tus facturas y cotizaciones. Si posee una cuenta en cashlfow inicia tu sesión y veras esta nueva herramienta, si aún no posees una cuenta solo se toma 60 segundos para crear tu cuenta en Cashflow por 30 días totalmente gratis. Pruebalo ya!!

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Por fin iniciaste ese gran negocio que traías en mente, pero ahora no tienes tiempo ni para respirar. Descubre como conseguir lo que todo maestro de la administración del tiempo domina: trabajar de manera eficiente y concretar lo realmente importante.
El tiempo es sin duda alguna el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad y nos limita en múltiples aspectos de la vida. Una de las cosas más interesantes que he aprendido en el entorno empresarial es que los grandes empresarios son comúnmente excelentes administradores del tiempo.

Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el último minuto al día. Stephen Covey, una de las autoridades más reconocidas internacionalmente en cuanto a liderazgo se refiere, explica que la administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es más importante.

A continuación te proporciono una serie de prácticas recomendadas por conocidos expertos administradores del tiempo. Puedo asegurarte que si las aplicas de manera regular, experimentarás un incremento notable en tu productividad.

Los 10 puntos más importantes para mejorar tus habilidades en la administración del tiempo

• Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante.  Si no sabes invertir tu tiempo definitivamente no seras mas efectivo. A veces, creemos que intentando ser mas eficientes lograremos conseguir lo que queremos, pero recuerda que debes distinguir entre las cosas que realmente importan y las que no. Una manera sencilla de realizar esto es determinar cuanto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas. Si no te pagaran el valor de tu trabajo por las horas que invertiste no lo hagas.
• Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas concientes, y esto se logra llevando un registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora. Una vez que tengas los registros, examínalos. ¿Estas realmente utilizando el tiempo como debe ser?
• Lleva una lista de tareas pendientes. Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel trazada, pero lleva un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus tareas pendientes día tras día.
• Asigna prioridad a tus tareas. Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos más importantes y márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana. Volviendo a la práctica de determinar tu valor por hora, otorga más prioridad a las tareas que potencialmente te paguen más.
• Planea tu día desde el día anterior. Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente que necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.
• No dejes las cosas para después. Como dice el dicho popular: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Dejar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores estrategias que puedes utilizar, ya que lo único que lograrás es prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, lo que resta del día lo podrás disfrutar sin problemas.
• Delega en los demás. Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros. En caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo, considera delegar las tareas en tu pareja, un proveedor o inclusive en un cliente. Recuerda que como decía Maquiavelo: “el fin justifica los medios”. Pero que no se te olvide agradecerle al final. Hay estudios que han demostrado que a las personas nos gusta que se nos asignen tareas, siempre que seamos buenos haciéndola. Así que escoge la persona apropiada y delega la tarea.
• Aprende a decir “NO”. Decir “no” puede ser una de las herramientas de administración de tiempo más poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos más productivos. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre de la manera más amable posible.
• Concéntrate en la tarea actual. Concéntrate al cien por ciento en sólo una tarea a la vez. Cuando logramos hacerlo por espacios de horas, tenemos periodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentración y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupción es suficiente para salir de ella. Es por esto que debes tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconecta el teléfono o activa la contestadora, apaga el celular, cierra el correo electrónico o no te conectes a las paginas de chat y cierra tu puerta.
• No te olvides de la persona más importante. TU. A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos de los demás y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar actividades que nos relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, es lo que realmente nos permite adquirir un estado de armonía y rendir al máximo por periodos prolongados. No olvides recargar tus baterías, porque solo así obtendrás la energía que necesitas para concretar todos tus proyectos.

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Si te encuentras demasiado ocupado para equilibrar tu propia contabilidad, es posible que necesites contratar a alguien para hacer un seguimiento de tus transacciones. No tienes que contratar a alguien a tiempo completo, ya que hay contadores que trabajan a tiempo parcial con un salario por hora.

También nuestro Sistema de Facturación en linea Cashflow tiene la ventaja de que puedes manejar de una manera fácil y segura tu contabilidad sin necesidad de un contador fijo y solo usarlo para transacciones finales o muy importantes.

Esto te ayudará a mantenerte al tanto de tus finanzas al mismo tiempo ser capaz de concentrarte en tu negocio.

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El activo mas grande y el mas incomprendido. ¿Te has puesto a analizar de manera detallada como está integrado el estado financiero de la empresa? Si lo haces te encontrarás quizá entre la gran mayoría de empresas comerciales o de servicios que integran de un 40 a un 70 % de sus activos en el renglón de cuentas por cobrar, piensa ahora por un momento, ¿Qué pasaría si ese activo simplemente dejara de existir?

Esto es exactamente lo que sucederia, una reducción importante en el tamaño de la empresa con la consiguiente crisis ya que al desaparecer este activo no desaparecen los pasivos del otro lado del balance.

Las cuentas por cobrar, a veces ignoradas, otras veces descuidadas, constituyen hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de los negocios, son “Dinero esperando a ser tomado” son además el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos ya que a diferencia del inventario estas ya no deben pasar por procesos de manufactura, almacenaje, traslado y colocación con los clientes.

Las cuentas por cobrar están ahí, simplemente esperando a que cambies tu visión acerca del manejo de las ventas a crédito.

Y es que las ventas a crédito representan un promedio del 80 % de las ventas totales de una empresa lo cual no es cosa menor, hoy en día el correcto manejo de las cuentas por cobrar representa la diferencia entre ganar mayores utilidades o perder.

Con todo lo anterior resulta curioso que el empresario aun siga considerando el crédito como un mal necesario y la cobranza como la “parte sucia de la venta” en lugar de invertir en profesionalizar y desarrollar al máximo nivel el área de manejo de cuentas por cobrar.

El área de crédito y cobranza es en ocasiones como el basurero de la empresa, donde termina todo lo que sale mal en cualquiera de las otras áreas, si el vendedor se comprometió a algo que no podía cumplir, eso será una razón para que el cliente detenga su pago, si la factura está mal hecha, también.

Una pregunta, ¿Es malo el atraso en las cuentas por cobrar? Probablemente tu respuesta automática sea ? Sí? permíteme replantear la pregunta ? En todos los casos, invariablemente ¿Es malo el atraso en las cuentas por cobrar?Yo creo que la respuesta correcta es depende, ¿De qué? Del valor de cada negocio en particular, por ejemplo.

Tengo un lote de mercancía en bodega que está fuera de temporada cuyo costo de almacenaje amenaza con postergarse hasta la siguiente temporada y aun faltan 10 meses para esto, lo cual implicará una pérdida en el valor del negocio de vender esa mercancía del 5%; de repente y sin esperarlo aparece un cliente interesado en mercancía de ese tipo, pero quiere comprarla a crédito, ¿Qué hacer?

Por supuesto que procederíamos a revisar su solicitud de crédito pero encontramos que es una empresa nueva, que aun no tiene historial y lo poco que se sabe de ella es que usualmente se retrasa hasta 3 meses en pagos, además el propietario tiene poca experiencia en el ramo, ¿Autorizamos el pedido?

Por supuesto que no si pensamos en función del papel tradicional del área de crédito y cobranza como contención del riesgo.

Por supuesto que Sí, si pensamos en el área de crédito como generador de valor.

Estas son solo algunas breves reflexiones basadas en el Profit System on B2B Credit Management que es considerada la última revolución en el manejo del crédito y la cobranza y sin duda a decir de su fundador Abe WalkingBear será el Standard internacional para este sector en los próximos años.

Lo cierto es que sin duda hay que volver la vista a esta área que durante años se ha mantenido sin cambios en medio de un entorno donde la única constante es el cambio.

Piénsalo, es 3 veces mas barato retener y mantener a un cliente que conseguir uno nuevo.

Escrito por:
Luis Eduardo Pérez

http://www.cimextraining.com

http://www.ejecutivosdecredito.com

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Si estas dispuesto a realizar tu Declaración Interactiva para tus impuestos (DGII) del mes a través de la Oficina Virtual de la Dirección General de Impuestos Internos, trata de hacerlos con el navegador IExplorer, ya que estos formularios trabajan mejor por este navegador que cualquier otro.

Lo recomiendo (aunque confieso que no es mi preferido), porque en una ocasión (y no ha sido la única vez), estuvimos realizando la Declaración de ITBIS como de costumbre pero resulta que como era un navegador diferente en medio del proceso resulto un paro del sistema online e inmediatamente la pagina no funciono mas, generando un error garrafal en nuestra Declaración. Sin darnos cuenta el sistema nos coloco un monto muy pero muy alto al que en realidad habíamos colocado, esto creo por consiguiente un gran aumento de ITBIS que debían ser pagados según el sistema. Esto causo que durante todo un año estuviéramos visitando las oficinas de la DGII para que nos modificaran este gran error. Al final lo resolvimos no tan a gusto, porque mientras se van generando intereses si no se pagan a tiempo.

Es por lo tanto que considero siempre, aunque no me guste, usar IExplorer ya que nos evita este tipo de perjuicio a la hora de declarar cualquier tipo de impuesto.

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La Oficina Virtual es una herramienta que te permite tener acceso a los diferentes servicios que ofrece la DGII y que te facilita los deberes tributarios de manera eficiente y segura.

Si ya posees una cuenta de acceso o si aun no tienes (te recomendamos que la adquieras), estos son los pasos para hacer tu Declaración vía web:

Paso 1:
Ingresa a la pagina web www.dgii.gov.do y selecciona el link de Oficina Virtual, luego digita tu usuario y contraseña.

Paso 2:
Presiona el link Declaración Interactiva, bajo el encabezado Formularios y selecciona el tipo de impuesto que deseas presentar. Coloca los datos del período a declarar (año y mes, según sea el caso) y presiona el botón continuar.

Paso 3:
Una vez introducidos los datos del período a presentar, si están correctos, el sistema generará un mensaje que indica que los datos han sido verificados y puedes continuar con la declaración, presionando el botón Aceptar.

Paso 4:
Debajo del Formulario, el sistema presentará la Autorización de Pago correspondiente al período presentado, indicando el monto a pagar.

Consejo: siempre que hagas esta declaración vía web debes hacer una impresión de la constancia que te da la Autorización para pagos.

En: Guia Impositiva by MorelL
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Cashflow acaba de obtener nuevos botones en su interface grafica. Gracias a algunas sugerencias de algunos clientes hemos agregado imágenes relacionadas a las funciones de cada botón. Ahora será mas fácil identificar el botón con la funcionalidad o acción deseada y así evitar errores al hacer clic en el botón equivocado. Si posee una cuenta en cashlfow inicie su sesión y vea los nuevos botones, si aún no posee una cuenta solo se toma 60 segundos para crear su cuenta en Cashflow por 30 días totalmente gratis

En: App Updates by cabreran
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No olvides revisar tus facturas en todo momento. Debes estar pendiente de cualquier cargo adicional o monto no visible que pases por desapercibido en una factura donde se puede agregar un costo mayor rápidamente.

Asegúrate de que sólo te cobrarán los servicios / productos que has recibido hasta el momento. Puede suceder que al final de un mes no lo hayas notado y pagues mas por no haber revisado bien. Nos sucedió una vez con una factura del servicio telefónico, que cuando ya estábamos listos para realizar el pago, empezamos a revisar todo el contenido de esta factura y para nuestra sorpresa, nos estaban facturando dos veces el servicio sin haberlo consumido y otros servicios adicionales. Esto nos pareció un abuso e inmediatamente llamamos para la reclamación y al final nos hicieron una reducción bastante considerable a la factura de ese mes y ademas nos dieron un crédito por el fallo.

Por eso siempre debes consultar todas tus Cuentas por Pagar antes de realizar pagos. Es importante no deber pero mayor aun no salir perdiendo en el intento.

En: Tips by MorelL
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